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Comment choisir son logiciel de note de frais ?





Le 20 Novembre 2018, par Lucca

La gestion des notes de frais est une des tâches les moins appréciées dans le monde de l’entreprise, mais aussi les plus chronophages. Dans 80 % des cas, chaque collaborateur doit saisir ses factures sur Excel, en gardant bien précieusement tous les justificatifs. Après validation de son manager, le tout est envoyé au service comptabilité qui procède au remboursement. Heureusement, des solutions efficaces viennent à la rescousse des entreprises et des collaborateurs.


Pourquoi utiliser un logiciel de note de frais ?
La réponse est simple : un logiciel de note de frais fait gagner du temps et donc de l’argent, à chaque entreprise qui y a recours. Ce type de logiciel permet de basculer vers une gestion informatique des notes de frais. L’utilisation de ce type de logiciel permet de sécuriser le travail et de disposer de moyens de contrôle efficaces auprès des collaborateurs. Par ailleurs, utiliser un logiciel de note de frais permet de travailler en synergie avec ses équipes, beaucoup plus simplement. 
D’un point de vue plus technique, ce logiciel permet de rentrer les notes de frais depuis n’importe quel ordinateur, smartphone ou tablette, si vous disposez d’une application utilisable en ligne. Ce qui peut être intéressant afin de permettre aux salariés en déplacement de renseigner leurs frais en temps réel. De même, si l’application le permet, vous pouvez basculer automatiquement, dans votre comptabilité, les écritures liées aux notes de frais. 
Le recours à une application de gestion des notes de frais peut être nécessaire pour plusieurs raisons. L’augmentation de l’effectif de l’entreprise est en général une des motivations premières. Ensuite, votre entreprise peut avoir une activité générant beaucoup de frais professionnels. Enfin, vous pouvez avoir la volonté d’affecter le personnel administratif à des tâches plus importantes.

Comment choisir son logiciel de note de frais ?
Avant de choisir son futur logiciel de notes de frais, la première étape est de lister toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin. Afin d’être vraiment efficace, pointez les tâches qui consomment le plus de temps. Eh oui, l’objectif premier d’un logiciel de gestion de notes de frais est de vous faire gagner du temps. Orientez-vous vers un logiciel mobile que vous pourrez utiliser sur votre smartphone ou sur votre tablette. Vous ou vos collaborateurs irez toujours plus vite, qu’ils soient en déplacement à l’autre bout de la France ou du monde. Les notes de frais pourront ainsi être entrées en temps réel.
La dématérialisation est de mise avec un logiciel de gestion de notes de frais. Exit les montagnes de facturettes et de reçus à archiver et à conserver dans les placards du service comptabilité. À l’heure du Cloud, il suffit de prendre en photo avec son smartphone, sa note de restaurant ou de nuit d’hôtel, et de la télécharger tout simplement dans le logiciel. Facile pour les collaborateurs et pour le service comptabilité. 
Enfin, veillez à ce que la solution que vous choisissez soit à même d’exporter des écritures comptables dans votre logiciel de comptabilité. Si vous utilisez ce type de logiciel afin de passer les notes de frais directement au paiement, vous gagnerez encore plus de temps.
 
Article proposé par Lucca
 



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