2020 n’a pas été une année de tout repos pour les entreprises parce qu’elles toutes, quel que soit leur domaine, ont dû faire face aux problèmes engendrés par la Covid-19. En ce qui concerne plus spécifiquement les ressources humaines, 3 défis fondamentaux sont à relever.
La continuité de la gestion administrative quotidienne
Grâce à La suite Essentiel SIRH de Lucca, les employés doivent être en mesure de s’acquitter à distance de plusieurs tâches administratives pour faire fonctionner normalement l’entreprise. Pour poser les congés, déclarer les temps de travail ou les frais professionnels, l’utilisation du papier ou des emails ne sont plus nécessaires. En optant pour un SIRH, il est donc facile de centraliser les données RH et de garantir l’autonomie à tous les travailleurs d’une entreprise. Cette solution vise aussi à favoriser un allègement des charges administratives et un excellent gain de temps des fonctions RH dont les missions restent très stratégiques en cette période incertaine.
Le suivi régulier des salariés
Le rôle des managers à distance devient central pour l’entreprise. Intervenant comme des garants du lien entre le salarié et l’entreprise, ils sont tenus de :
Suivre l’avancement des projets ; Procéder au réajustement des objectifs en fonction de la stratégie de la structure concernée et l’état du marché ; Faire le monitoring de la charge individuelle des collaborateurs et répartir les différentes tâches au sein de l’équipe ; Réaliser la prévention des troubles psychosociaux ; Identifier les salariés désengagés.
Le pilotage de l’organisation du travail
Étant déjà plus compliquée pour un grand nombre d’entreprises avant l’avènement de la Covid-19, l’organisation du temps de travail représente dans ce contexte sanitaire un sacerdoce. Pour les managers et les fonctions RH, la gestion des plannings, le suivi de la charge des équipes, l’absence pour la garde des enfants ou encore la limitation des salariés dans les locaux d’une entreprise sont devenus un véritable challenge. Les modules de gestion des congés/absences et du suivi des temps de travail et activités ont montré ici toute leur importance pour le pilotage de la performance des équipes et la production d’une paie équitable.
Le rôle joué par un SIRH en période de crise du coronavirus
Aucun secteur d’activités n’a pu échapper aux tourments engendrés par la pandémie depuis son avènement. Fort heureusement, les services RH ont pu compter sur le SIRH mettant à leur disposition plusieurs outils de gestion des ressources humaines capables de faciliter le traitement et la gestion des informations. Avec l’aide des outils SaaS, la gestion à distance du personnel a participé à l’organisation du télétravail, des absences et des congés. La mise à jour des règles pour la gestion des temps, la modulation des plannings des équipes dans un cadre légal et la gestion des tensions dans les effectifs sont autant de contraintes auxquelles répond le SIRH.
Comment se gère la crise avec le SIRH ?
Devenu un incontournable pour les équipes RH pendant cette situation exceptionnelle, le Système d’Information des Ressources Humaines en abrégé SIRH participe inlassablement au suivi des absences au niveau du RH et au management de la gestion de la crise.
Le suivi des absences
Le suivi des absences se fait en plusieurs étapes.
La répartition des absences
L’équipe RH est en mesure de suivre par le biais d’un graphique que génère le SIRH le pourcentage de salariés présents dans les locaux d’une entreprise, ceux en télétravail ou les absents. Grâce à ces outils, les RH peuvent mesurer les absences en période de crise pour connaitre son impact en temps réel sur l’organisation. Ce moyen favorise d’un autre côté le suivi des conditions de travail pour chaque collaborateur. Le SIRH a ainsi un regard important sur la vie d’une structure.
La prévision des absences
Les absences ne sont pas seulement reparties avec l’aide du SIRH. Ce dispositif a servi également à anticiper sur les absences afin de mieux organiser le travail au sein des entreprises en ce temps de crise. Avec son aide, il est possible de se faire une idée globale sur les absences qu’il y aurait dans un délai de 7 jours.
La centralisation des données importantes
En se servant du tableau de bord pour la gestion de crise, il est possible d'accéder aux fiches réalisées à cet effet. Ce détail reste très important en ce sens qu’il donne un ensemble d’informations sur les collaborateurs. Par exemple, l’adresse postale peut aider à savoir si un salarié se retrouve dans une zone à risque. Puisque les coordonnées téléphoniques des collaborateurs y figurent, les RH sont en mesure de les joindre si nécessaire.
Management de la gestion de crise
Afin que les ressources humaines et les managers puissent gérer au quotidien la crise, le SIRH permet à chaque responsable d’équipe l’accès à des détails spécifiques.
La possibilité d’obtenir des informations sur les collaborateurs
En se servant d’un widget, le manager est à même de visualiser des renseignements essentiels sur ceux qu’il a sous sa tutelle. Par exemple, lorsque le salarié est parent ou non, il en sera informé et verra si son enfant a moins de 16 ans. Il pourra aussi savoir si le travailleur dispose d’un ordinateur portable afin de travailler à distance s’il devait rester chez lui.
La surveillance des compétences clés
Le widget destiné pour les absences des éléments clés dans le SIRH aide à anticiper sur l’absence des salariés incontournables. Ces collaborateurs occupant des postes stratégiques sont connus et peuvent être joints pour se rendre disponibles afin que leur absence ne soit pas un handicap sur tout le fonctionnement de l’entreprise.
Mieux gérer les congés
Si certains travailleurs ont dû programmer leurs congés avant la crise, le SIRH peut aider à la modification. En effet, en se servant de l’outil, le manager accède à tous les renseignements relatifs aux congés des collaborateurs en vue de procéder à leur réajustement compte tenu de la situation.
L’entretien des liens pratiques entre les équipes
Les travailleurs face à la crise sanitaire peuvent avoir de nombreuses interrogations auxquelles il faille répondre. Pour éviter aux équipes RH et managers d’être surchargées de questions, le SIRH peut aider. En effet, grâce à un widget qui y sera créé, les salariés pourront obtenir des réponses à leurs préoccupations.