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6 questions pour tout savoir sur la signature électronique





Le 29 Mai 2021, par Partenaire

Le numérique gagne du terrain sur tous les plans et de nouvelles solutions sont mises en place pour accompagner cette évolution. Si par le passé, pour authentifier un document, il fallait nécessairement y apposer une signature faite manuellement, les pratiques ont bien changé aujourd’hui. Désormais, il est possible de procéder autrement en optant pour la signature électronique. Solution innovante qui vient en appui au processus de dématérialisation dans beaucoup de domaines, la signature électronique est très pratique. Voici six questions pour tout savoir sur cette solution de plus en plus incontournable à l’ère du numérique.


 

Qu’est-ce que la signature électronique ?


La signature électronique est un procédé technique à travers lequel une personne, le signataire, appose son accord ayant une valeur juridique sur un document électronique. Elle permet de signer un document à distance en combinant des aspects pratiques, juridiques et techniques. Ainsi vous pouvez facilement signer un contrat de bail par exemple depuis chez vous ou n’importe où.
Contrairement à ce qui peut être considéré comme étant la réalité par beaucoup de personnes, la signature électronique n’est pas le scan de la signature manuscrite ou forcément le fait de tracer une signature manuscrite sur une tablette. Dans tous les cas, la signature électronique requiert la présence de trois éléments que sont le document, le signataire et un outil de signature.
 

De quoi a-t-on besoin pour faire une signature électronique ?


Les outils de signature électronique sont multiples et il en est de même des moyens techniques indispensables à leur réalisation. Dans la plupart des cas, il s’agit d’un certificat numérique qui est porté sur divers supports comme une clé USB, un ordinateur portable, une carte à puce ou encore sur un smartphone. Le certificat numérique a pour rôle d’identifier le signataire d’une part, et de sceller le document concerné afin de garantir son intégrité d’autre part. La signature électronique n’est pas visuelle et correspond donc à une suite de nombres qui la certifie et authentifie l’identité du signataire.
 

La signature électronique : comment ça se fait ?


Le mécanisme de la signature électronique s’effectue entièrement en ligne sur une plateforme de signature électronique certifiée. C’est le cas de Yousign, une entreprise européenne offrant des solutions de signature électronique pour divers types de documents comme les baux commerciaux, les contrats de travail, les compromis de vente, les devis, etc.
Concrètement, sur la plateforme de signature, le document à signer est visualisé, puis vous devez cocher une case attestant que vous avez pris connaissance du contenu. Une fois que vous validez, un code vous est envoyé par SMS. Il sert à vous identifier et à enregistrer la signature électronique. Le document concerné est signé et disponible sur votre espace client. Vous pouvez aussi le recevoir par mail et le stocker de votre côté.
 

Quel gage de sécurité avec la signature électronique ?


La signature électronique est entièrement sécurisée, car elle est authentique avec l’identité du signataire qui est prouvée de manière certaine. Cette signature ne peut être falsifiée. De plus, elle est non réutilisable. Ainsi, elle ne peut pas être transférée d’un document à un autre.

La sécurité de la signature est garantie par un procédé cryptographique asymétrique appelé fonction de hachage. Le hach génère une empreinte du document composée de chiffres et de lettres. Cette empreinte digitale est unique et associée à deux clés fournies par le certificat numérique : une clé publique et une clé privée. C’est la clé privée qui assure le processus du hachage et devient la signature électronique. Le document signé numériquement est envoyé au destinataire avec la clé publique qui lui permet de décrypter le hachage. Une fois terminé, il est comparé avec l’original et, s’il est identique, le destinataire est averti de son authenticité. Ainsi, le document est inaltérable, car, lorsqu’il est signé, il n’est plus susceptible d’être modifié et sa sécurité est renforcée. D’ailleurs, une fonction d’horodatage est associée au document signé.

 

Quels types de documents peut-on signer avec cette solution innovante ?


La signature électronique peut pratiquement servir à tout et la quasi-totalité des documents peut être signée de cette façon. Elle permet de signer les contrats et documents commerciaux tels que :
  • Les devis ;
  • Les bons de commande ;
  • Les contrats de vente ;
  • Les contrats de travail ;
  • Les documents de ressources humaines ;
  • Les contrats locatifs ;
  • Les compromis ;
  • Des comptes-rendus ;
  • Les factures ;
  • Les appels d’offres ;
  • Les lettres de mission ;
  • Les documents financiers ou bancaires…
En outre, les documents administratifs comme les déclarations fiscales et sociales de même que les actes juridiques peuvent aussi être certifiés avec une signature électronique. Enfin, cette forme innovante de signature est aussi utilisée pour sécuriser les e-mails ou pour accéder à des sites sécurisés.
 

Pourquoi préférer la signature électronique à la signature manuscrite ?


La signature électronique présente de nombreux avantages par rapport à la signature manuscrite traditionnelle, aussi bien pour les entreprises que pour les particuliers. Dans tous les cas, l’option électronique permet aux uns et aux autres d’être en phase avec les pratiques modernes.
 

Un gain de temps


Un temps précieux est économisé avec la signature électronique. Il n’y a plus besoin d’organiser des voyages ou des réunions pour obtenir la certification par dépôt de signature sur un document. Avec des partenaires à l’étranger, la signature électronique est pratique et les activités commerciales s’accélèrent. Il n’y a plus lieu d’attendre, car tout se fait rapidement et vous passez à autre chose. Même en déplacement, un collègue ou un dirigeant d’entreprise peut signer un document nécessaire pour la poursuite des activités en son absence.
 

Une réduction des coûts


Comme il n’est plus nécessaire de voyager ou d’envoyer des documents à signer par la poste ou des transporteurs de colis, des économies considérables sont faites. De même, plus besoin de dépenser pour les frais d'impression, mais aussi pour le paiement de la main-d’œuvre pour diverses tâches autour des documents.
 

Moins de papier et plus de place dans les locaux


L’impact écologique du papier utilisé dans les administrations et entreprises n’est plus à démontrer. La forme numérique des documents permet d’éviter les impressions et contribue donc à la réduction des paperasses dans les services. Ainsi, il n’y a plus besoin de stocker des documents dans des boîtes dans les bureaux et en prenant beaucoup d’espace. Par la même occasion, la qualité de l’environnement est préservée.
 

Une sécurité garantie


Un document signé électroniquement est beaucoup plus sécurisé que celui avec une signature manuscrite. Il est très difficile de pouvoir falsifier le document étant donné que personne ne peut copier ou réécrire la signature électronique. Aussi, comme le document est numérique, il s’agit d’une garantie contre les pertes dans les archives, car il est plus en sécurité sur vos serveurs ou dans le cloud.

Ce qu’il faut retenir, la signature électronique est utile à bien des égards et permet de faciliter l’authentification des documents pour des échanges sécurisés.



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