Note de débours : définition, fonctionnement et modèle

 

Définition : qu’est-ce qu’une note de débours ?

 

La note de débours, un document comptable pour justifier des dépenses

Dans le domaine de la comptabilité, une note de débours désigne un document de facturation qui permet à un professionnel de détailler des dépenses avancées pour le compte d’un tiers (une personne ou une entreprise).
 
Pour chaque somme engagée, le document indique la nature du produit ou du service, le montant exact et la date. Il peut, par exemple, s'agir de frais de fournitures, de dépenses administratives ou de frais de déplacement. Des justificatifs tels que factures ou tickets de caisse servent à prouver qu’il s’agit de paiements réels. Ajouter un commentaire s’avère judicieux pour expliquer au client la nécessité de la dépense réalisée.
 
Lorsque les clients sont nombreux, le traitement des notes de débours peut très vite devenir chronophage, entraînant de plus une augmentation du risque d’erreurs. En fonction du volume de dépenses à comptabiliser, il peut par conséquent être judicieux d’utiliser un logiciel de gestion des notes de frais. Ce type de solution simplifie la saisie des données, évite les doublons, assure la sauvegarde des justificatifs de paiement et facilite la recherche ultérieure d’informations. Les outils de gestion de notes de frais se déclinent souvent sous la forme d'applications pour smartphone, avec des interfaces intuitives et des fonctions pratiques, comme le scan ou la capture photo des justificatifs.
 

La note de débours, un document notamment utilisé par les avocats

 
Vous l’aurez compris, une note de débours sert de justificatif en vue d’un remboursement. Elle est utilisée par les professionnels qui sont fréquemment amenés à avancer des sommes pour le compte du client. Un exemple bien connu est celui des cabinets d’avocats.
 
En utilisant sa propre trésorerie, l’avocat peut en effet avancer les frais pour la constitution du dossier (déplacements, photocopies et envois postaux…) ou pour la réalisation d’expertises (honoraires d’un expert-comptable ou d’un traducteur, par exemple). La note de débours indique alors le détail et le montant total des dépenses engagées pour le compte du client.
 

Les notes de débours ne sont pas des notes de frais

 
Si dans les deux cas, il s’agit d’un remboursement, il ne faut pas confondre les notes de débours et les notes de frais.
 

Se faire rembourser par son client

 
Les notes de débours désignent des dépenses avancées pour le compte d’un tiers. Les justificatifs doivent ainsi comporter le nom du client, et non celui du professionnel. Pour reprendre l’exemple de l’avocat cité plus haut, il peut s'agir de l’achat ou de la traduction de documents nécessaires dans le cadre de l’affaire.
 

Se faire rembourser par son entreprise

 
Les notes de frais font référence à des dépenses réalisées par un salarié dans le cadre de son travail et pour lesquelles il demande un remboursement à son employeur. Un commercial itinérant peut, par exemple, payer les frais de déplacement, de restauration et d’hébergement avec sa propre carte bancaire, puis obtenir une rétrocession. En fonction de la structure de l’entreprise, les notes de frais peuvent ensuite être présentées au patron, au responsable des ressources humaines ou au directeur administratif et financier. Ce remboursement des frais professionnels est la plupart du temps stipulé dans le contrat de travail.
 

Comment créer une note de débours ?

 
 

Demander des justificatifs de paiement et les conserver

 
Pour éviter tout oubli de frais, il est important de demander systématiquement les factures, les tickets de caisse et les reçus de carte bancaire. Il convient bien sûr de les classer pour les retrouver facilement par la suite. Sachant que les dépenses sont avancées pour le compte du client, les justificatifs doivent être établis au nom de ce dernier et non du vôtre. Dans le cas contraire, ces dépenses ne pourront être considérées comme des débours et vous ne pourrez pas les déduire de votre chiffre d’affaires.
 
Afin d’éviter la perte de documents papiers, vous avez tout intérêt à demander les versions numériques des justificatifs. Vous pouvez aussi réaliser des photos avec votre smartphone pour un enregistrement sécurisé dans le Cloud. Quoi qu’il en soit, conservez un double des factures remises à votre client. Sachez que les justificatifs de débours doivent être conservés pendant une période minimale de 10 ans.
 

Créer la note de débours et vérifier les informations

 
 La méthode la plus classique pour créer une note de débours consiste à utiliser un tableur Excel ou équivalent, avec les noms des dépenses, les lieux, les dates et les montants.
 
Une fois le document créé, pensez à vérifier les dépenses une par une avec les justificatifs de paiement. Vous vous assurez ainsi de n’avoir rien oublié et de n’avoir commis aucune erreur concernant les montants mentionnés.
 

Réaliser un mandat de débours

 
 Afin d’éviter toute contestation de la part du client et pour avoir des preuves en cas de contrôle par l’administration fiscale, il est recommandé de réaliser un mandat de débours. Avec ce document, le client donne son accord écrit en amont des dépenses, en spécifiant les achats à réaliser et le budget défini.
 

Utiliser un modèle gratuit de note de débours

 

Donner un aspect professionnel à ses notes de débours

 
Si vous n’avez pas beaucoup de notes de débours à réaliser, mais que vous souhaitez tout de même les éditer de manière professionnelle, il est possible de trouver des modèles tout prêts. Il suffit d’une recherche sur Internet pour télécharger de nombreux canevas gratuits.
 

Personnaliser et signer ses notes de débours

 
 
Vous pouvez télécharger le modèle ou vous en inspirer. Il faudra bien évidemment ajouter votre propre logo d’entreprise et vos coordonnées professionnelles, ainsi que le nom et les coordonnées du client concerné. Votre note de débours doit aussi être datée et signée.