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Transformation digitale : comment surmonter le casse-tête du classement ?





Le 3 Juin 2022, par La Rédaction

La tendance inflationniste à la dématérialisation des documents n’est pas près de s’arrêter : combien de TPE/PME sont démunies face à cette complexité grandissante de la gestion des contenus numériques ?


Le marché de la dématérialisation bat son plein et de nouvelles obligations pour les entreprises sont encore à venir
 
Face aux bouleversements des méthodes de travail liés à la crise Covid-19, la dématérialisation des documents s’est avérée être un véritable atout pour les entreprises qui avait déjà entamé cette transformation. Et la tendance ne cesse de s’accélérer. Le chiffre d’affaires annuel de la dématérialisation de documents en France devrait ainsi atteindre 9 milliards d’euros en 2023 (source : XERFI 01/21) et celui de la gestion électronique des fichiers numériques passerait quant à lui à 5 milliards d’euros en 2024 (Global Market Insight 05/18). Outre les nouveaux modes de travail (à distance et mobile), les entreprises devront aussi accélérer leur transition pour remplir leurs nouvelles obligations d’émettre et de recevoir des factures électroniques pour les entreprises assujetties à la TVA et établies en France. Toutes devront s’y soumettre selon un calendrier de déploiement progressif entre 2024 et 2026 (https://www.economie.gouv.fr/generalisation-facturation-electronique-entreprises).
 
Comment anticiper pour les petites et moyennes organisations et faire face au cauchemar du classement digital ?

Mais en pratique, sur le terrain, et en particulier pour les petites et moyennes structures, la complexité reste de mise. D’abord parce qu’au quotidien, nombreuses sont les entreprises dépassées par le nombre de solutions de transformation numérique sur le marché et qui n’y trouvent pas leur compte. Les TPE/PME n'ont bien souvent ni les ressources ni le temps nécessaire pour adopter les bons outils informatiques. Ensuite, dans les faits, les utilisateurs deviennent des usagers contraints par des solutions informatiques avec lesquelles ils ne se sentent pas totalement à l’aise. Ces outils peuvent paraitre contre-intuitifs, compliqués et difficiles d’accès. Il est vrai que depuis 30 ans, les concepts fondamentaux des outils informatiques de gestion des documents (classement, stockage documentaires…) ont peu évolué. Ces outils imposent à l’utilisateur de s’adapter à ce que l’outil informatique leur permet. Au-delà de l’obligation des factures électroniques, c’est une toute une nouvelle méthode de rangement et de classement de la masse de fichiers et documents numériques qu’il faut mettre en place.

C’est pour répondre à ces besoins du terrain qu’une équipe d’entrepreneurs azuréens conduite par Léonard Cox (co-fondateur et directeur général, ancien chef de cabinet de Pierre Gattaz au MEDEF) a lancé TidyUp Technologies qui promet de proposer une solution intelligente de visualisation et de classement des contenus numériques pour simplifier le quotidien et gagner du temps. « Notre ambition est de sauver les petites et moyennes organisations du cauchemar de la gestion et du classement des documents grâce à une solution simple et de confiance de rangement et d'archivage des documents numériques pour les accompagner dans la transition digitale » déclare d’ailleurs Céline Payelle, co-fondatrice et Directrice Marketing et Communication de TidyUp Technologies. Bref, une condensé l’intelligence artificielle serait désormais au service du rangement simplifié et de la facilitation des TPE/PME.



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