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Tampon encreur : une économie de temps et d'argent pour les sociétés





Le 26 Juillet 2021, par Partenaire

Largement utilisé pour l’officialisation des documents d’une société, le tampon encreur détient une place importante dans le monde du travail. Son rôle primordial est représenté par le gain de temps et d’argent qu’il confère à l’établissement qui l’utilise. Mais avant de s’intéresser à cet aspect économique, il est important de connaître les éléments nécessaires à sa création. Entre son contenu et son aspect juridique, on décortique les composants de cachet d’entreprise.


Image flickr
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Réglementation du tampon d’entreprise


Non, le tampon encreur de société n’est pas obligatoire pour exercer son métier. En effet, aucune loi ne mentionne l’obligation de créer, de posséder ou d’utiliser un cachet sur les différents documents de la société. Cependant, l’aspect pratique qu’il offre aux acteurs présents au niveau des maillons de la chaîne sociétale fait de lui un outil indispensable pour la gestion des informations en interne tout comme en externe.
Le tampon encreur contient les informations qu’il faut connaître sur la société qui l'emploie. Le nom, le statut juridique et les coordonnées font partie intégrante du cachet de la société. Mais il n’existe pas qu’un seul type de tampon. Selon son utilisation, il est possible d’en distinguer deux grandes catégories.
 

Le tampon interne


Comme son nom l’indique, il est utilisé entre les différents niveaux de la société afin de faciliter le transfert d’information. Il n’est pas nécessaire d’y intégrer toutes les coordonnées de la société et son statut juridique, seules les informations relatives à l’employé qui l’utilisent sont utiles. Ce type de tampon permet de connaître la provenance d’un document et la personne qui l’a approuvé. Il est généralement utilisé par les cadres et les hauts placés de la société.
Grâce aux outils de personnalisation de tampons encreurs, il est possible d’obtenir le sien en quelques clics. Les informations qu’il contient sont entièrement modifiables, de quoi se différencier des autres employés de la société.
 

Le tampon à utilisation externe


Ce second type est plus complet que le premier et ne concerne que la société. Il retranscrit les informations qui pourraient être utiles aux clients de l’établissement. Ce cachet d’entreprise comprend les éléments suivants :
  • La nomination de la société : qu’il s’agisse du nom complet ou d’une abréviation, il est nécessaire de le mentionner en haut du tampon.
  • Le statut juridique : succède directement à l'appellation de la société, il permet d’apporter des informations quant à la nature de l’établissement. Il peut s’agir d’une SARL, EURL ou d’une entreprise individuelle.
  • Les contacts de l’établissement : le numéro de téléphone, le numéro de fax ainsi que l’adresse électronique sont aujourd’hui indispensables pour entrer en contact avec une société.
  • L’immatriculation : le numéro de SIRET peut être ajouté au contenu du tampon s’il n’est pas trop encombrant.
Si le tampon d’entreprise n’est pas obligatoire, les informations qu’il contient doivent obligatoirement figurer sur les documents de l’établissement. Cet outil pratique permet donc de légaliser tous les documents de la société en certifiant leur provenance et leur authenticité.
 

L’outil indispensable pour économiser du temps et de l’argent


La bonne gestion d’une société implique le maintien d’une production élevée tout en utilisant le minimum de ressources possible. L’impact du tampon encreur dans la hiérarchie d’un établissement n’est pas connu de tous, pourtant, il joue l’un des rôles les plus importants dans son économie.
 

Facilite la gestion des documents


Qui dit gestion facilitée dit productivité augmentée. Cela s’explique par sa facilité d’utilisation qui permet aux employés de la société de traiter un grand nombre de documents en un rien de temps. Contrairement aux méthodes manuelles, l’utilisation d’un tampon encreur permet d’économiser beaucoup de temps en apposant des mentions sur les papiers étudiés d’un seul geste.
 

Réduit les efforts


En réduisant la charge de travail administratif, il permet aux employés de se consacrer pleinement à d’autres tâches. Il est bien connu que la paperasse est la partie la plus barbante à prendre en charge quand on travaille en société. Le cachet d’entreprise est parfait pour aider les agents administratifs dans leur travail.
 

Moins d’erreurs dans le traitement des documents


Les erreurs administratives sont nombreuses quand on traite les informations à la main. Les mentions écrites ne sont pas toujours lisibles par les autres employés et les clients, ce qui peut entraîner des problèmes en interne. C’est pour réduire ces erreurs de gestion que le sceau d’entreprise devient indispensable. Les mentions qu’il marque à l’encre sur les pages traitées sont claires, nettes et précises.
 

Créer son tampon encreur d’entreprise


De nombreux services en ligne sont disponibles pour la création de tampons personnalisés à l’effigie de sa société. En plus de la personnalisation du texte qu’il contient, il est possible de choisir la taille et la forme du cachet. Le meilleur moyen de se démarquer des concurrents et de créer un tampon unique en son genre qui reflète parfaitement le domaine de sa société. Manuel ou automatique, le choix dépend des besoins de la société et du poste occupé.
 



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